采购验收审计:8大审计内容、12道审计程序、14项常见问题
验收环节往往关系到一个企业采购物资的质量、成效,但仍然存在不少轻视和忽视验收的情形,这将导致以次充好、虚报入库等问题。如果验收人员未能尽职尽责,不严格履行验收职责,或者采购和验收职责没有分离,导致企业采购不合格的物资,影响企业的生产质量,更为采购、验收人员留下了巨大的舞弊空间。
一、应审查的内容
1.仓储保管部门、质量检验部门是否组织物资验收;
2.是否查验物资合格证明或检验报告;
3.超过采购合同约定的进货数量、提前到货的采购是否经过相应授权审批;
4.出现物资短缺或供应的物资不符合质量要求时,是否查明了原因;
5.出现索赔事项时,是否按照合同约定索赔处理方式进行处理;
6.是否有退货情况,退货是否经过相应授权审批;
7.对逾期未交货者,是否按合同约定给予处罚;
8.是否存在由于验收不严、验收舞弊等导致的以次充好等不合格物资入库。
二、所需的资料
开箱检验报告、产品质量证明文件、入库凭证、质检证明、验收标准及记录、出入库明细,送货单、运输单等。
三、审计程序
1.访谈仓库及相关人员,了解关于货物入库及退货方面的控制流程,评价入库、退货等流程控制的有效性;
2.收集查阅有关验收的制度与流程,了解仓库的操作流程;再从仓库实地观察其实际验收工作流程,比较实际操作情况与制度规定的差异;重点观察验收手续的正确性;
3.询问仓库及相关人员,了解是否制定明确的采购验收标准,是否严格按照验收标准进行验收;
4.从归档的入库单中抽取入库单样本,检查入库单是否连续编号,是否有制作人及复核人签字,并跟踪至相应的采购订单,核对入库单上的产品规格、型号、数量是否与采购订单相符;
5.从归档的入库单、验收单、送货单、订货单中抽取入库单样本,检查入库单
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